玉兔迎春，開工大吉！新的一年到來，面對接踵而至的工作事項，你是否已做好萬全準備迎接全新的挑戰呢？尤其有越來越多的企業採行混合辦公模式，運用雲端協作工具確保工作順暢。然而在轉變工作型態的過程、以及在多種工作情境、環境及工具間來回切換並不容易。
為了告別充滿挑戰的 2022 年並開展新的一年，我們分享以下八個 Google Workspace 使用秘訣，協助你在 2023 年展望新目標的同時，能進一步善用多項功能養成好習慣，有效管理時間並提高生產力，讓工作效率維持一整年！
1. 改變時間運用方式
開工之後各項會議與工作事項接踵而來，讓你行程滿檔、日曆看起來相當壅擠嗎？透過 Google 日曆的「 顏色標籤 」功能，可以更瞭解自己的時間運用情況。只要選擇活動的顏色標籤並為其命名，日曆就會提供「 時間深入分析 」，讓你瞭解自己在這個活動上（例如策略會議或員工會議）所花費的時間，這樣你就能更平衡地分配時間，兼顧各項活動，順利達成目標。
2. 設定工作時間和地點
混合辦公常常導致埋首工作而忘了時間，如要掌握自己的工作時間，其中一種做法是將其 標示於 Google 日曆上。如果有人想在你的辦公時間（例如上午 9 點至下午 5 點）之外安排會議，他們就會收到提醒。
由於「工作場所」不再僅限於辦公室，你也可以設定「 工作地點 」，明確標記在辦公室的時間，就能讓團隊成員更容易安排與你的實體會議。
3. 預留預約時段
如果你想預留同事跟你開會的時間，請使用日曆的「 預約時段 」功能。這個功能跟設定「不在辦公室」的通知類似，只要在建立新活動時選取「預約時段」，就能保留時間讓他人預約。
你也可以建立網頁版日曆分享頁面，方便其他人安排會議時間。相反地，如果是針對外部人員，則可以使用「 預約時間表 」，透過預約頁面分享自己有空的時間，簡化電子郵件往返的過程。
4. 清楚查看工作
展開新一年的工作，繁雜的待辦事項總是數不清，啟用日曆中的「Tasks」功能，即可隨時檢視並追蹤待辦事項。你也可以追蹤「 逾期工作 」，並在日曆中直接自訂活動重複的規則，進而確保你能按規劃如期完成每日工作，確保自己跟上最新進度。
5. 篩選電子郵件，專心處理重要事務
休完長假回到工作岡位上，或是每天一早看到上百封未讀取的電子郵件，是否會讓你感到焦慮？只要在 Gmail 中建立規則，將寄達收件匣的電子郵件重新導向，就能管理雜亂的收件匣。舉例來說，若你經常收到大量的電子報，可以設定規則篩選「包含字詞：取消訂閱」的電子郵件。如此一來，這類郵件就不會讓你分心，且之後還是可以進行搜尋。
你也可以建立篩選規則，將主管寄來的電子郵件加上星號，提醒自己每天早上優先處理這些訊息。
6. 加快撰寫電子郵件的速度
如果每天一早上班及下班前都在處理電子郵件，你需要能夠協助你加速撰寫電子郵件的工具。Gmail 現已推出「 智慧撰寫 」和「 智慧回覆 」功能，可在撰寫郵件內容時提供建議字詞和語句，進而節省打字時間並加快撰寫速度。
面對堆積如山的信件，是否難以全數讀完？請務必試試將 滑鼠游標指向收件匣 中的郵件，便可將特定信件從收件匣中移除或延後顯示，並在排定的時間重新顯示這些未讀取的訊息。
7. 掌握錯過的會議內容
工作彈性的重點之一是你能自訂時間，選擇何時查看錯過的會議或文件。如果因旅行或所在時區不同等原因而無法參加會議時，現在已能透過 Google Meet 觀看錄製的會議內容。
你也可以使用會議自動語音轉錄功能，將 Meet 通話轉錄成完整的轉錄稿，並儲存成文件，無須觀看整部影片也能掌握會議要點。
8. 提升線上協作效率
要開始啟動一項專案時，只要在瀏覽器中輸入「 doc.new 」，即可建立一份新的 Google 文件；或是在文件中輸入「 @ 」，系統就會產生建議人員或內容清單（例如會議或相關文件、檔案）。
你也可以透過表格範本在常見的工作項目像是上市內容追蹤、專案資產、追蹤審查或產品藍圖等快速插入建構模塊，自行製作各種個人化且整齊有條理的文件。
新的一年，希望這些秘訣能助你一臂之力，節省時間並提高工作效率。
本文作者：Google Workspace 客戶解決方案架構師 謝有威
Follow
Film izlemek her türden duyguları uyandırmaktadır. Sizi güldürebilir, ağlatabilir, acı çekmenize neden olabilir ve hatta sorunlarınızla yüzleşmek için ihtiyaç duyduğunuz enerjiyi sağlayabilir.
回覆刪除Seehdfilm olarak Siz değerli izleyicilerimiz bu tarz filmleri sitemizde Full HD kalitede Türkçe dublaj ve Altyazılı Olarak en iyi seçenekleriyle film ve filmler izleyebilirsiniz.
สร้างบ้านราคาถูก
回覆刪除ต่อเติมบ้าน
回覆刪除